HABLEMOS DE RPA

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RPA (Robotic Process Automation)

RPA es el conjunto de tecnologías que permiten automatizar de manera simple y rápida procesos que involucran tareas repetitivas dentro de las organizaciones.

Siempre me ha apasionado la automatización y las tecnologías RPA llevan la automatización a otro nivel. Esa es la razón principal para escribir esta entrada.

Utilicé como punto de partida la presentación que hicimos con Myriam Baquero, mi amiga en 2NV, con la que quisimos explicar sin demasiadas palabras técnicas de qué se trata esta tecnología.

¿Qué pasa hoy en las organizaciones?

Para poder empezar a hablar de RPA lo mejor es que primero echemos un vistazo a problemáticas que son comunes a diferentes tipos de organizaciones:

problemas empresas

Tareas repetitivas:

Todos hemos enfrentado tareas ridículamente repetitivas, esas que hacen que odiemos el trabajo. Apuesto que mientras leen esto se les vienen varias a la cabeza: Recolección de datos, cálculos repetitivos, aprobaciones.

Por esta razón, no sorprende que según un estudio realizado por McKinsey Global Institute, el 60% de las Ocupaciones están compuestas por un 33% de actividades que pueden ser automatizadas.

Cubrimiento de vacantes:

Acorde con un artículo en Portafolio asociado a la rotación, cubrir una vacante puede costarle a una empresa entre el 40% y el 150% del salario anual asociado, estos costos incluyen el proceso de reclutamiento, capacitación y disminución de productividad.

Errores humanos:

Cada vez tenemos trabajos mas estresantes y cuando estamos cansados cometemos errores. Un estudio de Marketwire muestra que en el Reino Unido y Estados Unidos, estos errores pueden llegar a costar $37 billones anuales.

No envíes a Humanos a hacer el trabajo de Robots

rpa robots

 

 

 

 

 

 

¿Qué es RPA?

Con frecuencia, cuando hablo de RPA, las personas piensan en robots como Terminator en el peor de los casos, y en el mejor como Sophia.

Aqui, es necesario mencionar que los robots de las tecnologías RPA no son mas que programas de software, que corren en un computador y realizan acciones que un Humano ejecutaría: Dar clic, copiar y pegar, rellenar formularios, procesar correo e interactuar con diversas aplicaciones.

Si observan un video de la ejecución de uno de estos robots, probablemente no verán nada extraordinario, será exactamente lo mismo que revisar la grabación de un Humano realizando la misma tarea aunque la posibilidad de ver que la pantalla de Instagram se abre sería mas alta en el caso del Humano.

Finalmente, vale la pena señalar que resulta mas preciso denominarlos BOTS, justamente para diferenciarlos de los robots que involucran hardware aunque aclaro que no es un término reconocido por la RAE.

Ventajas de las tecnologías RPA

Las ventajas de estas tecnologías se relacionan con las problemáticas exploradas al inicio:

  • Los tiempo dedicados a tareas repetitivas son trasladados a los bots permitiendo que la gente tenga mas tiempo para ser creativa y analítica. Esto mejora no solo la productividad de las empresas si no el sentido de propósito de las personas.
  • La productividad no se ve seriamente afectada cuando hay vacantes en la compañia; una vez la vacante es cubierta los tiempos de capacitación disminuyen en la medida en la que los bots estén ejecutando tareas con reglas de negocio complejas.
  • Los bots pueden trabajar 24 horas al día, los 7 días de la semana sin que por ello exista impacto en términos de errores producidos por cansancio. El riesgo del Negocio disminuye y las personas tienen mas tiempo para actividades constructivas.

Para reforzar los puntos anteriores, estos son los datos de la Global RPA Survey realizada por Deloitte en 2018:

Global RPA Survey Deloitte 2018

Además de estos datos, los participantes señalan que sus proyectos tuvieron un ROI inferior a 12 meses y reducción en las horas efectivas de trabajo de un 20%.

Pautas POD para implementar RPA

pautas POD

Basándonos en nuestra experiencia, en 2NV desarrollamos las PAUTAS POD (Planificar, Optimizar, Desplegar) como punto de referencia para la implementación de tecnologías RPA.

Planificar

  • Identifique procesos simples y de alto impacto, de esa forma se obtendrán ganancias tempranas que facilitarán el apoyo de la Alta Gerencia en la continuidad del proyecto.
  • Seleccione KPIs significativos para cada proceso, no todos los procesos requerirán los mismos indicadores. Un ejemplo es el tiempo de ejecución del proceso, si bien es un indicador atractivo, en procesos ya optimizados el tiempo raramenete disminuye pero si la carga operativa y los errores humanos.
  • Busque aliados internos a través de la automatización de procesos transversales que beneficien a la mayor cantidad de áreas dentro de la organización.
  • Busque aliados externos que tengan experiencia con la implementación de estas tecnologías y faciliten mostrar resultado rápidos dentro de su empresa.

Optimizar

  • Simplifique el proceso antes de intervenirlo: De otra forma terminará automatizando tareas innecesarias y el esfuerzo de automatización será mayor.
  • La tecnología debe apalancar el proceso: No todas las tareas dentro de un proceso requieren el uso de tecnologías de RPA, involucrar scripts y funciones en bases de datos facilitarán la automatización.
  • Establezca el Gobierno de RPA: Desde el principio las reglas de juego deben ser claras para todos, esto hará que hayan patrocinadores internos que faciliten el cambio.

Desplegar

despliegue 2NV

  • Haga la tecnología amigable: Dele un nombre y una identidad al robot (Dos de los que hemos desarrollado en 2NV se llaman LISA y TATO que son acrónimos relacionados con tareas que realizan).
  • La interacción con los bots deber ser sencilla a través de archivos de configuración simples y de fácil legibilidad.
  • Construya el bot: Puede elegir entre hacerlo usted mismo o buscar un aliado, esto dependerá de la estrategía que quiera manejar a corto y largo plazo.

Con esto termina este primer artículo sobre RPA. Si hay algún tema que quieran que trate en próximas entradas no duden en dejarlo en los comentarios

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Amelia MelchorAffiliateLabzExoRank Recent comment authors
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Amelia Melchor
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Por otro lado, esta argumentacion reduce los beneficios de RPA a la sustitucion de personas por robots. Existen 6 valores anadidos adicionales observados en los casos de uso de nuestros clientes, que detallamos a continuacion. Es fundamental evaluar estos beneficios para optimizar la seleccion de oportunidades de cada organizacion y que, tras una implantacion exitosa, esta aporte un impacto tangible y visible al resto de la organizacion.

AffiliateLabz
Invitado

Great content! Super high-quality! Keep it up! 🙂

ExoRank
Invitado

Awesome post! Keep up the great work! 🙂